El presupuesto base cero (Zero-Based Budgeting – ZBB) es una técnica de planificación financiera que se utiliza para crear un presupuesto desde cero cada vez, en lugar de simplemente hacer ajustes al presupuesto del año anterior. Con ZBB, se evalúa cada gasto y se justifica desde cero, lo que significa que todas las actividades y gastos deben ser justificados y aprobados antes de ser incluidos en el presupuesto.

A diferencia del presupuesto tradicional, en el que se parte de la base de que se deben mantener todos los gastos del año anterior, el ZBB obliga a los directivos a pensar críticamente en cada gasto y determinar si es necesario para cumplir los objetivos de la empresa. Esto permite a las empresas reducir los costos y evitar gastos innecesarios, lo que puede ayudar a mejorar la rentabilidad.

Cómo funciona el ZBB

El proceso de ZBB implica una revisión exhaustiva de todas las actividades y gastos de la empresa, desde los más pequeños hasta los más grandes. Para cada actividad, se debe determinar su objetivo, el costo y su relación con los objetivos de la empresa. Si se determina que la actividad no es necesaria para cumplir los objetivos de la empresa, entonces se elimina del presupuesto.

Para comenzar el proceso de ZBB, es necesario identificar las unidades o departamentos de la empresa y dividirlos en programas o actividades. A continuación, se establece el presupuesto base cero para cada actividad o programa. Esto significa que todas las actividades y gastos se deben justificar y aprobar antes de ser incluidos en el presupuesto.

Una vez que se ha establecido el presupuesto base cero, se puede comenzar a construir el presupuesto real. Los gerentes de presupuesto revisan las actividades y los gastos de cada unidad o departamento, identifican los gastos necesarios y los justifican. Si una actividad no se considera necesaria para cumplir los objetivos de la empresa, se elimina del presupuesto.

Ventajas del presupuesto base cero

Hay varias ventajas del ZBB. En primer lugar, obliga a los directivos a pensar críticamente en cada gasto y determinar si es necesario para cumplir los objetivos de la empresa. Esto puede ayudar a reducir los costos y evitar gastos innecesarios, lo que puede mejorar la rentabilidad de la empresa.

En segundo lugar, el ZBB puede ayudar a alinear los objetivos de la empresa con los presupuestos. Al obligarnos a justificar cada actividad y gasto, se asegura de que los recursos se estén utilizando de manera eficiente y efectiva para lograr los objetivos de la empresa.

Finalmente, el ZBB puede ayudar a las empresas a identificar nuevas oportunidades de ahorro. Al tener que analizar y justificar cada gasto, se pueden identificar áreas en las que se pueden ahorrar costos y mejorar la eficiencia.

Cómo armar un presupuesto base cero

Siguiendo los pasos indicados a continuación, se puede establecer un presupuesto realista y alineado con los objetivos de la empresa:

Identificar los programas o actividades

El primer paso es identificar los programas o actividades de la empresa. Cada unidad o departamento de la empresa debe ser dividido en programas o actividades, de manera que se puedan identificar los costos de cada uno de ellos.

Establecer el presupuesto base cero

Una vez que se han identificado los programas o actividades, se establece el presupuesto base cero para cada uno de ellos. Esto significa que todas las actividades y gastos se deben justificar y aprobar antes de ser incluidos en el presupuesto. Se puede utilizar una plantilla y asegurarse de tener en cuenta todos los costos.

Revisar las actividades y gastos

Una vez que se ha establecido el presupuesto base cero, es momento de revisar las actividades y gastos de cada unidad o departamento. Los gerentes de presupuesto deben evaluar cada gasto y determinar si es necesario para cumplir los objetivos de la empresa. Si se determina que la actividad no es necesaria para cumplir los objetivos de la empresa, entonces se elimina del presupuesto.

Justificar los gastos

Cada actividad y gasto debe ser justificado y aprobado antes de ser incluido en el presupuesto. Esto significa que se debe explicar el objetivo de cada actividad, el costo y su relación con los objetivos de la empresa. Si un gasto no se considera necesario para cumplir los objetivos de la empresa, entonces debe ser eliminado del presupuesto.

Construir el presupuesto real

Una vez que se han justificado todos los gastos y actividades, se puede comenzar a construir el presupuesto real. Los gerentes deben asegurarse de que los recursos se estén utilizando de manera eficiente y efectiva para lograr los objetivos de la empresa. Para cada actividad, se debe establecer el costo y asegurarse de que esté dentro del presupuesto base cero.

Consejos útiles para armar un ZBB

Comenzar con un plan a largo plazo

El ZBB puede ser un proceso largo y detallado, por lo que es recomendable comenzar con un plan a largo plazo, de al menos tres años.

Establecer un equipo de trabajo

Es importante establecer un equipo de trabajo dedicado a la planificación del ZBB, de manera que se pueda realizar un proceso más detallado y eficiente.

No comprometer los objetivos de la empresa

Es importante no comprometer los objetivos de la empresa durante el proceso del ZBB. El objetivo principal del ZBB es reducir los costos, pero esto no debe ser a expensas de los objetivos de la empresa.

El presupuesto base cero (ZBB) es una técnica de planificación financiera que puede ayudar a las empresas a reducir costos, mejorar la rentabilidad y alinear los objetivos de la empresa con los presupuestos. Al justificar cada actividad y gasto, el ZBB puede ayudar a identificar áreas en las que se pueden ahorrar costos y mejorar la eficiencia.